Miten voit ratkaista GDPR-haasteet ilman turhaa byrokratiaa?

Ensimmäisessä osassa kävimme läpi suurimmat GDPR-ansat korjausalalla. Tässä toisessa osassa keskitymme siihen, miten nämä haasteet voidaan ratkaista ilman raskaita prosesseja tai IT-jättihankkeita.

1. Yhden järjestelmän periaate

GDPR:n kannalta tärkein kysymys on: Missä asiakkaan tiedot ovat ja pystytkö poistamaan ne?

Kun käytössä on yksi järjestelmä, joka hoitaa: - työn vastaanoton - kuvat - viestinnän - dokumentoinnin - reklamaatiot

… riskit pienenevät dramaattisesti.

2. Tietojen hallittu elinkaari

Tietojen tulee: - syntyä yhdessä paikassa - pysyä yhdessä paikassa - poistua yhdessä paikassa

Korjausalalla ongelmat syntyvät aina siitä, että tieto leviää eri kanaviin.

Kun se ei enää leviä, riskit katoavat.

3. Lokit ja oikeudet

GDPR vaatii, Se vaatii todennettavuutta, ja ainoa tapa todentaa on lokitus.

Paperilaput, Excelit ja WhatsApp eivät tarjoa tätä koskaan.

4. Kuvien hallinta

Kuvat ovat yksi korjausalan tärkeimmistä dokumenteista. Ne tulee tallentaa: - henkilökohtaisista laitteista erilliseen ohjelmistoon, -ilman automaattisia pilvivarastoja - määräajaksi, jonka jälkeen poistaminen tapahtuu automaattisesti ja on mahdollista yhdellä komennolla.

5. Rehellisin kysymys, jonka jokainen korjaamo voi esittää:

“Jos asiakas pyytää poistamaan kaikki häntä koskevat tiedot, pystymmekö tekemään sen varmasti?”

Jos vastaus ei ole selkeä “kyllä”, järjestelmä ei ole GDPR-yhteensopiva.

FixManager on rakennettu ratkaisemaan nämä tarkalleen korjausalojen yleisimmät ongelmat. Se tarjoaa yhden selkeän kokonaisuuden, joka täyttää GDPR-vaatimukset ilman, että yrittäjän tarvitsee ryhtyä juristiksi.

Miten FixManager ratkaisee korjausalan GDPR-haasteet

1. Kaikki viestit ja kuvat yhdessä paikassa

FixManager kerää työn vastaanoton, huollon viestit, kuvat ja dokumentit samaan hallittuun järjestelmään. erillistä sähköpostia tai WhatsAppia ei tarvita, vaan nämä löytyvät järjestelmästä ja siksi tiedot eivät leviä hallitsemattomasti.

2. Kuluttajan tiedot anonymisoidaan automaattisesti

Järjestelmä näyttää huollolle vain sen, mitä huollon tarvitsee nähdä. Kuluttajan tiedot anonymisoidaan automaattisesti kun takuuajasta on kulunut vuosi.

3. Kuluttajalle kerrotaan läpinäkyvästi, miten tiedot käsitellään

Kun työ vastaanotetaan, kuluttaja saa automaattisen viestin, jossa kerrotaan: - mitä tietoja kerätään - miksi niitä kerätään - missä niitä säilytetään - kuinka kauan tietoja pidetään - miten tietoja voi tarkastaa tai pyytää poistettavaksi.

4. Tietojen elinkaari on hallittu alusta loppuun

FixManager mahdollistaa: - tiedon syntymisen yhdessä paikassa - tiedon pysymisen yhdessä paikassa - tiedon poistamisen yhdellä komennolla.

Tämä on korjausalalla kriittistä, koska reklamaatiot voivat tulla vuoden tai kahden päästä.

GDPR:n keskeiset vaatimukset, jotka FixManager täyttää

1. Minimointiperiaate – kerätään vain tiedot, jotka ovat välttämättömiä.

2. Läpinäkyvyys – kuluttajalle kerrotaan, miksi ja miten tietoja käsitellään.

3. Tarkastusoikeus – kuluttajalla on oikeus saada itseään koskevat tiedot.

4. Oikeus tulla unohdetuksi – tiedot kuluttajasta poistetaan automaattisesti.

5. Lokitiedot – järjestelmä kirjaa kuka tekee mitä ja milloin.

6. Tietojen eheys ja turvallisuus – tiedot eivät leviä työntekijöiden laitteisiin.

7. Tietojen säilytysajan hallinta – tietoa ei säilytetä pidempään kuin on tarpeen.

FixManager ei ole pelkkä työnohjausjärjestelmä, se on rakennettu ratkaisemaan korjausalan suurimmat GDPR-ongelmat niin, että yrittäjä voi keskittyä omaan työhönsä ilman turhaa riskiä.

Lue lisää: www.fixmanager.fi