Korjausalojen GDPR-riskejä, joita kukaan ei halua myöntää!

Korjausalalla, eli tässä tapauksessa: kellosepillä, kultasepillä, suutareilla ja ompelijoilla – liikkuu päivittäin yllättävän paljon henkilötietoja. Pieniä puroja, jotka yhdessä muodostavat ison vastuun: nimiä, puhelinnumeroita, kuvia tuotteista, sarjanumeroita, työn etenemisen dokumentointia.

Kaikki näyttää viattomalta, kunnes katsot asiaa tietosuojan näkökulmasta.

Tässä artikkelissa käsittelemme suurimmat riskit ja lopussa kerromme, miten FixManager ratkaisee nämä ongelmat. Artikkeli jatkuu seuraavassa osassa.

1. Sähköposti – korjausalojen näkymätön riskikenttä

Korjausalalla on juurtunut tapa tallentaa tietoa sähköposteihin: - asiakas lähettää kuvan tuotteesta - työntekijä kirjaa lisätiedon talteen - lopulta viesti poistetaan, kun työ on valmis.

Moni uskoo, että “poistin viestin koneelta, joten tietokin on poissa”.

Valitettavasti se ei pidä paikkaansa.

Miksi sähköpostista ei voi oikeasti poistaa mitään?

Sähköposti jättää jälkiä useaan paikkaan, vaikka käyttäjä itse ei niitä näe: - palvelimen varmuuskopiot, joista viesti palautuu automaattisesti - laitteen välimuisti, johon viestin esikatselu tallentuu - puhelimen synkronointi, johon viestit kopioituvat - latauskansiot, joihin kuvat ja liitteet jäävät - hakemistojen automaattinen indeksointi, joka tekee omat varmuuskopionsa

Tämä tarkoittaa yhtä asiaa:

Sähköposti ei ole paikka, josta tietoa voidaan poistaa hallitusti tai edes varmasti.

Ja jos tietoa ei voi poistaa → syntyy automaattisesti GDPR-riski.

Miksi tämä on erityisen hankalaa korjausalalla?

Korjaustyöt voivat tulla reklamaationa vuoden tai kahden päästä, jolloin kukaan ei enää muista: - missä kuvat ovat - kenellä niitä on - onko osa tallentunut työntekijän omaan puhelimeen

Sähköposti on siis huoltotöiden jäljitettävyydelle suorastaan painajainen. Ja juuri siksi sähköposti ei enää täytä tietosuojan minimivaatimuksia korjausalalla.

2. Jälleenmyyjien muistiinpanot – vihko, Excel ja kaikki se, mikä “auttaa arjessa”

Kun jälleenmyyjä ottaa työn vastaan, hän kirjaa asiakkaan tiedot usein omaan järjestelmäänsä: - Exceliin - vihkoon - kuitin taakse - myymälän sisäiseen muistilappuun

Tämä tuntuu käytännölliseltä, mutta tietosuojan kannalta se on suora virhe.

Miksi tämä on ongelma?

Jokainen välikerros lisää riskejä: - tietoja voi olla useassa eri paikassa ilman mitään seurantaa - kukaan ei tiedä, kuka näkee mitä - dataa ei voi poistaa työn päättyessä - työn kulku ei ole enää läpinäkyvä kellosepälle tai kultasepälle

Jälleenmyyjä siis luo oma-aloitteisesti uuden rekisterin, jota ei ole kuvattu tietosuojaselosteessa, jota kukaan ei hallitse ja jota ei voi auditoida.

Lopputulos: yritys rikkoo GDPR:ää tietämättään.

Tyypillinen esimerkki

Myymälä kirjaa asiakkaan tiedot Exceliin → lähettää työn kellosepälle → tulostaa lapun → tallentaa kuvan puhelimella → kuva siirtyy automaattisesti työntekijän pilveen.

Viisi eri paikkaa. Yksi työ.

Yksikään niistä ei ole GDPR:n näkökulmasta hyväksyttävä menetelmä.

Aihe jatkuu seuraavassa artikkelissa ja sieltä löytyy myös ratkaisu.
https://fixmanager.fi/news/miten-ratkaiset-gdpr-haasteet